Management Assistent

Functie

Voor VDAB zijn we op zoek naar een ervaren management assistent (m/v/x).

Als management assistent ondersteun je het afdelingshoofd Facility in de dagelijkse werking van de afdeling.

Ben je nauwgezet en klantvriendelijk? Kan je heel goed zelfstandig werken en ben je een kei in plannen? Draag je discretie hoog in het vaandel? Stel je dan zeker kandidaat voor deze functie!

Facility maakt deel uit van de ondersteunende diensten en richt zich voornamelijk op het beheer van vastgoed, inrichting van de gebouwen, mobiliteit en energie. De operationele diensten zorgen voor dagelijks en periodiek onderhoud van de gebouwen, zowel technisch als op vlak van schoonmaak. Daarnaast staan zij ook in voor de catering (aanbod van broodjes, snacks en dranken) op de werkvloer.

Als management assistent neem je de volledige organisatie van de secretariaatstaken voor het afdelingshoofd Facility op jou:

• agendabeheer (inplannen meetings, aanvragen dranken/lunches, reserveren vergaderzalen/parkeerplaatsen voor externe bezoekers ...);
• notuleren bij vergaderingen en verslagen maken, o.a. voor het 2-wekelijkse beleidsteam Facility waar alle diensthoofden samenkomen;
• ·opmaken lijsten met actiepunten en deze opvolgen;
• ·opmaken/voorbereiden van sjablonen die door diverse collega’s kunnen aangevuld worden;
• behandelen/sorteren van inkomende post;
• ·op een correcte manier verwerken en beheren van gegevens die door het afdelingshoofd of de diensthoofden worden aangereikt;
• digitaliseren van documenten (inscannen, archiveren, ...);
• beantwoorden van telefoons.

Daarnaast wordt de Management Assistent ook ingeschakeld als administratieve ondersteuning bij de dienst Gebouwen. Deze opdracht houdt oa. in: verzorgen briefwisseling (oa. aangetekende brieven), klasseren van juridische documenten, verslaggeving dienstvergaderingen,...).

De afdeling Facility bestaat uit een 50-tal medewerkers op de Centrale Diensten. Het is een dynamisch, open team dat zeer nauw samenwerkt aan diverse dossiers over de diensten heen. In de provincies zijn nog ongeveer 420 Facility-medewerkers aan de slag. Dat zijn vooral technische onderhoudsmedewerkers, medewerkers schoonmaak en medewerkers kantine.

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma én je hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je hebt grondige kennis van de in de organisatie gangbare softwarepakketten (Google mail en drive, spreadsheets, documenten, presentaties);
• Je bent discreet.

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Aanbod

VDAB - Brussel.

Tijdelijk contract via interim voor 1 jaar.

Plaats tewerkstelling: Keizerslaan, 1000 Brussel, België - na een inwerkperiode kan je ook afwisselend thuiswerken.

Voltijds contract van 38u per week in een glijdend uurrooster.

Verloning op B111 niveau waarbij relevante ervaring meegenomen kan worden in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, enz.

Solliciteren

Start People Public - Vlaamse overheid
+32 (0)3 800 44 44